El
término “implementación” puede considerarse en un sentido como un sinónimo del
término “ejecución” de un proyecto. En sí, es un vocablo relativamente nuevo en
el lenguaje relacionado a proyectos.
Consiste en “poner en funcionamiento, aplicar
métodos, medidas etc. para llevar algo a cabo”, o en el “desarrollo, ejecución
o realización de un proyecto desde el
momento en que se pone en marcha.”
Puede
especificarse la acción de implementación como el conjunto de acciones
dirigidas a apoyar y facilitar el
trabajo de los participantes en la ejecución de un proyecto, para alcanzar los objetivos con los recursos disponibles y en
un tiempo razonable.
En este
sentido, la implementación es una función de carácter gerencial referida a la
ejecución del proyecto en su conjunto,
involucrando a la Unidad de Proyecto, a los usuarios y a los proveedores de
servicios, así como a las entidades del Gobierno y los otros entes
financiadores. Aunque no se excluyen completamente de su ámbito, las tareas de
ejecución rutinaria de actividades a nivel de los subproyectos o pequeñas
inversiones del grupo objetivo, la responsabilidad principal por la ejecución
de estas, se entiende quedan en el ámbito de los usuarios y sus organizaciones,
y de las prestadoras de servicios que las asisten.
La
implementación consiste principalmente en aplicar enfoques y métodos apropiados
para lograr los objetivos del proyecto y no sólo en buscar como cumplir
mecánicamente con las metas físicas, financieras ni de tiempo contenidas en el
diseño del mismo.
Precisamente
una de las tareas de la implementación en las primeras fases de la etapa de
ejecución del ciclo del proyecto, consiste en revisar a fondo los objetivos
pero asegurar su congruencia interna entre niveles.
Este
trabajo debe llevar a confirmar o modificar objetivos a nivel de resultados, a
revisar o definir la estrategia de ejecución, a identificar en detalle los
procesos a seguir para implementar cada componente, y a revisar o desarrollar
los principales instrumentos de ejecución del proyecto, como son los manuales
de operación, reglamentos operativos y los criterios bajo los cuales se
aprueban las propuestas de los usuarios (subproyectos), los contratos de
servicios, etc.
Como
actividad gerencial, la implementación involucra a todos los participantes en
la ejecución del proyecto, pero requiere además de cada actor, una explícita
toma de posición respecto a su rol y responsabilidades en dicha ejecución. Es
decir, la buena implementación del proyecto, exige un compromiso de cada actor,
de lograr el mejor desempeño posible y no de limitar su accionar a “cumplir”
con su contrato o términos de referencia. Puede considerarse como una actividad
gerencial activa y comprometida con los resultados del proyecto.
La implementación
de proyectos posee ciertos aspectos de las ciencias administrativas de la
gerencia pública y privada, pero requiere de habilidades especiales del
personal directivo para hacer bien su labor.
Por ello,
los proyectos que inician ejecución enfrentan una serie de retos inmediatos,
que van más allá de su capacidad de cumplir con los objetivos y metas físicas y
financieras que se les ha asignado, las cuales se miden a más largo plazo.
LA EJECUCIÓN
La
ejecución es la etapa donde se materializan los aspectos descritos en el
estudio técnico en especial, pero soportado en la estructura organizacional
para la implementación del proyecto y en la financiación del mismo. Para
realizar la ejecución es necesario desarrollar una gestión que facilite su
terminación y lo deje listo para la iniciación o puesta en marcha (inicio de
operaciones)
Como
ejemplo de lo que se debe hacer en la ejecución, está la compra de terrenos e
inmuebles, la realización de obras físicas, la adquisición e instalación de
maquinaria y equipo, la capacitación del personal que operara la maquinaria y
la realización de las pruebas para poner al tono tanto equipos, personal y
planta para iniciar operaciones.
En esta
etapa se describen en forma detallada y cronológicamente todas las actividades
que sean pertinentes, pues es allí donde se realizan la mayoría de inversiones
y se hacen buena parte de los desembolsos de los dineros provenientes del
crédito o de la financiación pública o privada del proyecto. Por lo tanto las
actividades que deben realizarse corresponden en especial a las tecnológicas, y
de construcción o adecuación de planta, las cuales se pueden clasificar en:
Administración de la ejecución:
Se debe
establecer un sistema organizacional que permita ejecutar todas las actividades
propias de esta etapa. Adquisición, adecuación de terrenos y construcciones: Se
realiza mediante actividades de compra, adecuaciones, mejoras y construcciones.
Obtención de tecnología apropiada para
el proceso productivo:
Cuando se
trata de proyectos de cierto tamaño o que la producción está restringida a un
tipo de tecnología, ésta debe negociarse y comprarse, como también debe
preverse la necesidad de seleccionarla, licitarla, evaluarla y adjudicarla o
contratarla directamente.
Adquisición de diseños básicos:
Tiene por
objeto obtener el diseño definitivo de los procesos de producción, diagramas de
flujo, distribución en planta y sistemas de control, que permita estructurar la
planta productiva requerida en condiciones adecuadas y seguras. Compras de
equipos y maquinaria: Deben estar basadas en las especificaciones técnicas y
cantidades definidas en el estudio técnico.
Construcción y montaje:
Corresponde
a las obras civiles las cuales deben estar soportadas en los planos y diseños
de la ingeniería. Selección, contratación y entrenamiento de personal: El que
se requiera para la operación del proyecto y compras de materias primas e
insumos.
Realización de pruebas de equipo e
instalaciones para la puesta en marcha:
Es una
actividad fundamental para verificar y tener la seguridad que todo está listo
de acuerdo a lo planeado y que el proyecto está listo para iniciar la
operación. Una vez descritas todas las actividades que deben ejecutarse en la
fase de implementación, es conveniente elaborar un programa que muestre las
mismas, el tiempo que están demandan de forma parcial y total, para lo cual se
utiliza la técnica de “diagramas de barras”, y que dependiendo de la
complejidad del proyecto puede aplicarse un método u otro.
Método GANT:
Permite
representar gráficamente las actividades a realizar en un proyecto, utilizando
una escala de tiempo para indicar la duración.
Este
método es aplicado especialmente a proyectos pequeños.
Si los
resultados obtenidos en la evaluación son favorables y determinaron su
viabilidad, el paso siguiente es tomar la decisión de implementar el proyecto.
Para la implementación se debe contar con un plan que determine detallada y
cronológicamente en qué forma se van a desarrollar las actividades para
alcanzar los objetivos planeados, como por ejemplo, los trámites legales y
administrativos, la obtención del financiamiento y la ejecución como tal del
proyecto.
Legalización de la empresa
Cuando se
trate de un proyecto nuevo externo a una empresa en operación, es necesario
identificar los procesos y requisitos que se deben cumplir antes del inicio de
las operaciones, como es el caso de la constitución de la organización, el
registro mercantil, licencias, permisos y demás requerimientos exigidos.
Gestión para el financiamiento
En la
formulación del proyecto en lo correspondiente al estudio financiero se
determinaron las necesidades de recursos para la inversión y capital de
trabajo, especificando la forma cómo se obtendrían dicho financiamiento.
Ahora es
el momento de hacer los trámites para su disponibilidad de acuerdo con el
cronograma de inversiones. Para realizar este proceso se debe establecer
claramente los pasos que se deben adelantar y calcular el tiempo que demorará
en cada uno de ellos cuando sean requeridos; de tal manera que a partir de
conocer esta información, pueda programar las actividades correspondientes a la
ejecución del proyecto.
Cronograma de ejecución de actividades:
Es un
requisito fundamental para poder ejecutar esta fase del proyecto y también para
aquellas entidades financiadoras que lo utilizan como referente, para
determinar en qué momento se deben hacer los respectivos desembolsos. Es a la
vez una herramienta de gran utilidad para los responsables de obras, pues con
base en ella, se especifican las actividades por ejecutar dentro de un plazo
fijado, buscando así optimizar los recursos humanos, materiales y equipos
disponibles.
Plan operativo:
Es una
herramienta de gestión donde se planifican las actividades para un periodo
determinado, y se realiza la verificación del avance del proyecto en relación
con lo presupuestado. Sirve para coordinar entre si las actividades, su
secuencia cronológica y los recursos empleados en cada actividad.
Los
puntos fuertes y las oportunidades son fuerzas positivas que deben ser
explotadas para implementar eficazmente un proyecto. Los puntos débiles y los
obstáculos pueden entorpecer esta implementación. Los ejecutores deben
asegurarse que encuentran medios para soslayarlos.
En esta
fase de implementación es importante una supervisión que asegure que el
proyecto se desarrolla según la agenda. Es un proceso continuo que debe organizarse
antes de que empiece la implementación del proyecto. Por ello, las actividades
de supervisión tienen que aparecer en el plan de trabajo y deben comprometer a
todos los interesados. Si las actividades no están yendo bien, hay que hacer
los arreglos necesarios para identificar el problema y poder corregirlo.
La
supervisión también es importante para asegurar que las actividades se
implementan como se planificó. Esto ayuda a los implementadores a medir en qué
grado están consiguiendo sus metas. Se basa en la evidencia de que el proceso a
través del cual se implementa un proyecto tiene un gran efecto en su uso,
operatividad y mantenimiento. Por lo tanto, cuando la implementación del
proyecto no está cumpliendo los objetivos marcados, se impone que los implementadores
se hagan y respondan la pregunta, «¿cómo
llegaremos mejor?».
Todo lo
anterior ilustra la estrecha relación entre supervisión, planificación e
implementación.
Demuestra
que:
- La planificación describe
las formas en las que se debe hacer la implementación y la supervisión
- La implementación y la
supervisión se guían por el plan de trabajo del proyecto
- La supervisión proporciona
información sobre la planificación e implementación del proyecto.
Hay una
estrecha relación de refuerzo (apoyo) mutuo entre planificación, implementación
y supervisión. Ninguna de las tres puede efectuarse de forma aislada de las
otras dos, y cuando se lleva una a cabo, los planificadores e implementadores
tienen que ocuparse también de las otras.
El seguimiento o monitoreo del proyecto
Va mucho más allá de
simplemente asomarse a ver cómo van las tareas asignadas.
De
acuerdo a ciertas definiciones formales, el seguimiento del proyecto consiste
en:
Proveer
una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del
proyecto para identificar oportunamente cualquier desviación contra
lo planeado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para
corregirlas.
Visibilidad
Tú, como
líder o administrador del proyecto eres responsable de conocer en todo
momento qué pasa con el proyecto; a eso se refiere la visibilidad. Para
lograr esto debes de mantenerte muy atento a todo lo que sucede en el proyecto,
debes realizar las preguntas adecuadas a los participantes y buscar y analizar
los datos importantes del mismo.
El procedimiento de Seguimiento
y Control del Proyecto
Establece el conjunto de acciones que se
llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de las actividades
del proyecto establecidas en la planificación del mismo. Su propósito es
proporcionar un entendimiento del progreso del proyecto de forma que se puedan
tomar las acciones correctivas apropiadas cuando la ejecución del proyecto se
desvíe significativamente de su planificación.
No permitas que aumente la desviación
Cuando identifiques las
desviaciones hazlo con las unidades de medición correspondientes, tales como
tiempo de retraso, dinero, funciones o características, pero también hazlo en
porcentaje para cada uno de estos parámetros. Identifica el porcentaje de
desviación de lo real contra lo planeado para poder identificar si hay una
oportunidad real de corregir el camino y alcanzar el objetivo del proyecto de
manera exitosa
Frecuencia del monitoreo
Entre más pronto identifiques
las desviaciones del proyecto, más factible será corregirlas. Es por eso
que debes de buscar y analizar los datos con la suficiente frecuencia. La
recomendación es que por lo menos una vez a la semana realices las actividades
de seguimiento para tu proyecto.
Técnicas de seguimiento
1. Reuniones. Reuniones
con el equipo de trabajo de manera grupal y/o individual para revisar el
progreso de su trabajo.
2. Revisiones. Revisiones
de los productos elaborados de acuerdo al plan de trabajo para validar que los
avances sean reales y los productos tengan la calidad suficiente como para
considerarlos completados.
3. Reportes. Reportes
individuales de los integrantes del equipo de acuerdo a una frecuencia
especificada (por ejemplo: semanal o diaria)
4. Software de Administración. Reportes de los avances y el trabajo realizado por
medio de alguna herramienta de planeación y administración de proyectos.
Para
poder ejercer un correcto seguimiento y control del proyecto es necesario que
el Jefe de Proyecto dedique todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado
de cada una de las tareas que se están desarrollando, prestando especial
interés a aquellas que están sufriendo algún retraso. En el momento en que se
detecta cualquier desviación hay que analizar las causas para poder efectuar
las correcciones oportunas y recuperar el tiempo perdido.
Las
Actividades de Seguimiento y Control de un proyecto se llevan a cabo desde la
asignación de las tareas hasta su aceptación interna por parte del equipo de
proyecto, previa a la aceptación del Cliente. Las tareas propias del
Seguimiento y Control del proyecto se realizan a medida que se ejecutan las
distintas tareas de los procesos de Análisis, Diseño, Construcción,
Implantación y Mantenimiento del Sistema.
