IMPLEMENTACIÓN, PUESTA EN MARCHA Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

El término “implementación” puede considerarse en un sentido como un sinónimo del término “ejecución” de un proyecto. En sí, es un vocablo relativamente nuevo en el lenguaje relacionado a proyectos.

Consiste en “poner en funcionamiento, aplicar métodos, medidas etc. para llevar algo a cabo”, o en el “desarrollo, ejecución o realización de un proyecto desde el  momento en que se pone en marcha.”

Puede especificarse la acción de implementación como el conjunto de acciones dirigidas  a apoyar y facilitar el trabajo de los participantes en la ejecución de un proyecto, para alcanzar los  objetivos con los recursos disponibles y en un tiempo razonable.

En este sentido, la implementación es una función de carácter gerencial referida a la ejecución del proyecto en su  conjunto, involucrando a la Unidad de Proyecto, a los usuarios y a los proveedores de servicios, así como a las entidades del Gobierno y los otros entes financiadores. Aunque no se excluyen completamente de su ámbito, las tareas de ejecución rutinaria de actividades a nivel de los subproyectos o pequeñas inversiones del grupo objetivo, la responsabilidad principal por la ejecución de estas, se entiende quedan en el ámbito de los usuarios y sus organizaciones, y de las prestadoras de servicios que las asisten.

La implementación consiste principalmente en aplicar enfoques y métodos apropiados para lograr los objetivos del proyecto y no sólo en buscar como cumplir mecánicamente con las metas físicas, financieras ni de tiempo contenidas en el diseño del mismo.

Precisamente una de las tareas de la implementación en las primeras fases de la etapa de ejecución del ciclo del proyecto, consiste en revisar a fondo los objetivos pero asegurar su congruencia interna entre niveles.

Este trabajo debe llevar a confirmar o modificar objetivos a nivel de resultados, a revisar o definir la estrategia de ejecución, a identificar en detalle los procesos a seguir para implementar cada componente, y a revisar o desarrollar los principales instrumentos de ejecución del proyecto, como son los manuales de operación, reglamentos operativos y los criterios bajo los cuales se aprueban las propuestas de los usuarios (subproyectos), los contratos de servicios, etc.

Como actividad gerencial, la implementación involucra a todos los participantes en la ejecución del proyecto, pero requiere además de cada actor, una explícita toma de posición respecto a su rol y responsabilidades en dicha ejecución. Es decir, la buena implementación del proyecto, exige un compromiso de cada actor, de lograr el mejor desempeño posible y no de limitar su accionar a “cumplir” con su contrato o términos de referencia. Puede considerarse como una actividad gerencial activa y comprometida con los resultados del proyecto.

La implementación de proyectos posee ciertos aspectos de las ciencias administrativas de la gerencia pública y privada, pero requiere de habilidades especiales del personal directivo para hacer bien su labor.

Por ello, los proyectos que inician ejecución enfrentan una serie de retos inmediatos, que van más allá de su capacidad de cumplir con los objetivos y metas físicas y financieras que se les ha asignado, las cuales se miden a más largo plazo.

LA EJECUCIÓN

La ejecución es la etapa donde se materializan los aspectos descritos en el estudio técnico en especial, pero soportado en la estructura organizacional para la implementación del proyecto y en la financiación del mismo. Para realizar la ejecución es necesario desarrollar una gestión que facilite su terminación y lo deje listo para la iniciación o puesta en marcha (inicio de operaciones)

Como ejemplo de lo que se debe hacer en la ejecución, está la compra de terrenos e inmuebles, la realización de obras físicas, la adquisición e instalación de maquinaria y equipo, la capacitación del personal que operara la maquinaria y la realización de las pruebas para poner al tono tanto equipos, personal y planta para iniciar operaciones.

En esta etapa se describen en forma detallada y cronológicamente todas las actividades que sean pertinentes, pues es allí donde se realizan la mayoría de inversiones y se hacen buena parte de los desembolsos de los dineros provenientes del crédito o de la financiación pública o privada del proyecto. Por lo tanto las actividades que deben realizarse corresponden en especial a las tecnológicas, y de construcción o adecuación de planta, las cuales se pueden clasificar en:

Administración de la ejecución:

Se debe establecer un sistema organizacional que permita ejecutar todas las actividades propias de esta etapa. Adquisición, adecuación de terrenos y construcciones: Se realiza mediante actividades de compra, adecuaciones, mejoras y construcciones.

Obtención de tecnología apropiada para el proceso productivo:

Cuando se trata de proyectos de cierto tamaño o que la producción está restringida a un tipo de tecnología, ésta debe negociarse y comprarse, como también debe preverse la necesidad de seleccionarla, licitarla, evaluarla y adjudicarla o contratarla directamente.

Adquisición de diseños básicos:

Tiene por objeto obtener el diseño definitivo de los procesos de producción, diagramas de flujo, distribución en planta y sistemas de control, que permita estructurar la planta productiva requerida en condiciones adecuadas y seguras. Compras de equipos y maquinaria: Deben estar basadas en las especificaciones técnicas y cantidades definidas en el estudio técnico.

Construcción y montaje:

Corresponde a las obras civiles las cuales deben estar soportadas en los planos y diseños de la ingeniería. Selección, contratación y entrenamiento de personal: El que se requiera para la operación del proyecto y compras de materias primas e insumos.

Realización de pruebas de equipo e instalaciones para la puesta en marcha:

Es una actividad fundamental para verificar y tener la seguridad que todo está listo de acuerdo a lo planeado y que el proyecto está listo para iniciar la operación. Una vez descritas todas las actividades que deben ejecutarse en la fase de implementación, es conveniente elaborar un programa que muestre las mismas, el tiempo que están demandan de forma parcial y total, para lo cual se utiliza la técnica de “diagramas de barras”, y que dependiendo de la complejidad del proyecto puede aplicarse un método u otro.

Método GANT:

Permite representar gráficamente las actividades a realizar en un proyecto, utilizando una escala de tiempo para indicar la duración.

Este método es aplicado especialmente a proyectos pequeños.

Si los resultados obtenidos en la evaluación son favorables y determinaron su viabilidad, el paso siguiente es tomar la decisión de implementar el proyecto. Para la implementación se debe contar con un plan que determine detallada y cronológicamente en qué forma se van a desarrollar las actividades para alcanzar los objetivos planeados, como por ejemplo, los trámites legales y administrativos, la obtención del financiamiento y la ejecución como tal del proyecto.

Legalización de la empresa

Cuando se trate de un proyecto nuevo externo a una empresa en operación, es necesario identificar los procesos y requisitos que se deben cumplir antes del inicio de las operaciones, como es el caso de la constitución de la organización, el registro mercantil, licencias, permisos y demás requerimientos exigidos.

Gestión para el financiamiento

En la formulación del proyecto en lo correspondiente al estudio financiero se determinaron las necesidades de recursos para la inversión y capital de trabajo, especificando la forma cómo se obtendrían dicho financiamiento.

Ahora es el momento de hacer los trámites para su disponibilidad de acuerdo con el cronograma de inversiones. Para realizar este proceso se debe establecer claramente los pasos que se deben adelantar y calcular el tiempo que demorará en cada uno de ellos cuando sean requeridos; de tal manera que a partir de conocer esta información, pueda programar las actividades correspondientes a la ejecución del proyecto.

Cronograma de ejecución de actividades:

Es un requisito fundamental para poder ejecutar esta fase del proyecto y también para aquellas entidades financiadoras que lo utilizan como referente, para determinar en qué momento se deben hacer los respectivos desembolsos. Es a la vez una herramienta de gran utilidad para los responsables de obras, pues con base en ella, se especifican las actividades por ejecutar dentro de un plazo fijado, buscando así optimizar los recursos humanos, materiales y equipos disponibles.

Plan operativo:

Es una herramienta de gestión donde se planifican las actividades para un periodo determinado, y se realiza la verificación del avance del proyecto en relación con lo presupuestado. Sirve para coordinar entre si las actividades, su secuencia cronológica y los recursos empleados en cada actividad.

Los puntos fuertes y las oportunidades son fuerzas positivas que deben ser explotadas para implementar eficazmente un proyecto. Los puntos débiles y los obstáculos pueden entorpecer esta implementación. Los ejecutores deben asegurarse que encuentran medios para soslayarlos.

En esta fase de implementación es importante una supervisión que asegure que el proyecto se desarrolla según la agenda. Es un proceso continuo que debe organizarse antes de que empiece la implementación del proyecto. Por ello, las actividades de supervisión tienen que aparecer en el plan de trabajo y deben comprometer a todos los interesados. Si las actividades no están yendo bien, hay que hacer los arreglos necesarios para identificar el problema y poder corregirlo.

La supervisión también es importante para asegurar que las actividades se implementan como se planificó. Esto ayuda a los implementadores a medir en qué grado están consiguiendo sus metas. Se basa en la evidencia de que el proceso a través del cual se implementa un proyecto tiene un gran efecto en su uso, operatividad y mantenimiento. Por lo tanto, cuando la implementación del proyecto no está cumpliendo los objetivos marcados, se impone que los implementadores se hagan y respondan la pregunta,  «¿cómo llegaremos mejor?».

Todo lo anterior ilustra la estrecha relación entre supervisión, planificación e implementación.

Demuestra que:

• La planificación describe las formas en las que se debe hacer la implementación y la supervisión
• La implementación y la supervisión se guían por el plan de trabajo del proyecto
• La supervisión proporciona información sobre la planificación e implementación del proyecto.

Hay una estrecha relación de refuerzo (apoyo) mutuo entre planificación, implementación y supervisión. Ninguna de las tres puede efectuarse de forma aislada de las otras dos, y cuando se lleva una a cabo, los planificadores e implementadores tienen que ocuparse también de las otras.

El seguimiento o monitoreo del proyecto
Va mucho más allá de simplemente asomarse a ver cómo van las tareas asignadas. 

De acuerdo a ciertas definiciones formales, el seguimiento del proyecto consiste en:

Proveer una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto para identificar oportunamente cualquier desviación contra lo planeado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas.

Visibilidad

Tú, como líder o administrador del  proyecto eres responsable de conocer en todo momento qué pasa con el proyecto; a eso se refiere la visibilidad.  Para lograr esto debes de mantenerte muy atento a todo lo que sucede en el proyecto, debes realizar las preguntas adecuadas a los participantes y buscar y analizar los datos importantes del mismo.

El procedimiento de Seguimiento y Control del Proyecto 
Establece el conjunto de acciones que se llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de las actividades del proyecto establecidas en la planificación del mismo. Su propósito es proporcionar un entendimiento del progreso del proyecto de forma que se puedan tomar las acciones correctivas apropiadas cuando la ejecución del proyecto se desvíe significativamente de su planificación.

No permitas que aumente la desviación

Cuando identifiques las desviaciones hazlo con las unidades de medición correspondientes, tales como tiempo de retraso, dinero, funciones o características, pero también hazlo en porcentaje para cada uno de estos parámetros.  Identifica el porcentaje de desviación de lo real contra lo planeado para poder identificar si hay una oportunidad real de corregir el camino y alcanzar el objetivo del proyecto de manera exitosa

Frecuencia del monitoreo

Entre más pronto identifiques las desviaciones del proyecto, más factible será corregirlas.  Es por eso que debes de buscar y analizar los datos con la suficiente frecuencia.  La recomendación es que por lo menos una vez a la semana realices las actividades de seguimiento para tu proyecto.

Técnicas de seguimiento

1.   Reuniones. Reuniones con el equipo de trabajo de manera grupal y/o individual para revisar el progreso de su trabajo.

2.   Revisiones. Revisiones de los productos elaborados de acuerdo al plan de trabajo para validar que los avances sean reales y los productos tengan la calidad suficiente como para considerarlos completados.

3.   Reportes. Reportes individuales de los integrantes del equipo de acuerdo a una frecuencia especificada (por ejemplo: semanal o diaria)

4.   Software de Administración. Reportes de los avances y el trabajo realizado por medio de alguna herramienta de planeación y administración de proyectos.

Para poder ejercer un correcto seguimiento y control del proyecto es necesario que el Jefe de Proyecto dedique todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado de cada una de las tareas que se están desarrollando, prestando especial interés a aquellas que están sufriendo algún retraso. En el momento en que se detecta cualquier desviación hay que analizar las causas para poder efectuar las correcciones oportunas y recuperar el tiempo perdido.

Las Actividades de Seguimiento y Control de un proyecto se llevan a cabo desde la asignación de las tareas hasta su aceptación interna por parte del equipo de proyecto, previa a la aceptación del Cliente. Las tareas propias del Seguimiento y Control del proyecto se realizan a medida que se ejecutan las distintas tareas de los procesos de Análisis, Diseño, Construcción, Implantación y Mantenimiento del Sistema.